Je nach Anwendungszweck wird ein CMS von Privatpersonen oder Unternehmen genutzt. Es eignet sich besonders, um Webseiten zu erstellen oder Inhalte wie Nachrichtenartikel in einem Redaktionssystem zu verwalten. Kurz gesagt: für alle Bereiche, in denen viel mit Content gearbeitet wird. Die Software kann gegen einen Lizenzpreis oder kostenfrei als Open Source zur Verfügung stehen.
Wozu benötigt man ein Content-Management-System?
Content verwalten sollte einfach sein: Um Inhalte vom Notizblock oder aus dem Word-Dokument auf die eigene Webseite zu bringen, benötigt man ein CMS. Die Software begleitet im besten Falle den gesamten Schöpfungsprozess des Contents: Angefangen beim Anlegen eines Artikels mit einer professionellen Formatierung über das Einbinden von zusätzlichen Medien bis hin zur Veröffentlichung.
So können auch mehrere Nutzer mit Zugang an der Webseite arbeiten und Inhalte erstellen, bearbeiten und überwachen – je nachdem, welche Rolle ihnen zugewiesen wurde. Content-Software, die für Online-Veröffentlichungen genutzt wird, hat in der Regel einen Zugang zu Datenbanken. Das ermöglicht ein Auslesen der Webseite. Also: Welche Inhalte werden gelesen? Wie verhalten sich die Leser auf den Seiten? Das CMS unterstützt also bei der Optimierung von Inhalten und gibt zusätzlich Tipps im Bereich SEO.
Auch Monetarisierungsmöglichkeiten wie Affiliate, gesponserte Inhalte, Werbebanner oder Marktforschung können bei vielen Software-Angeboten abgebildet werden.
Zusätzliche Funktionen zur Basissoftware (wie beispielsweise Analysetools, SEO-Tools oder Schnittstellen) können in Form von Plug-ins hinzugefügt werden. Diese werden kostenfrei als Open Source oder gegen Aufpreis zur Verfügung gestellt.
Welche Anforderungen haben Verlage an ein Content-Management-System?
Für einen digitalen Verlag werden besondere Anforderungen an das CMS gestellt. Der journalistische Prozess sollte im besten Fall komplett abgebildet werden.
Was muss ein Content-Management-System für Verlage leisten?
- Intuitiver Editor: Der Editor kann Texte in Form von HTML oder WYSIWYG (What You See Is What You Get) erstellen. Letzteres bietet sich besonders für Journalisten an, die keine oder nur wenige HTML-Kenntnisse haben. WYSIWYG ermöglicht das Bauen von Seiten, die Ergebnisse werden direkt auf der Zieloberfläche sichtbar. Je intuitiver der Editor ist, desto weniger Fehler, die zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeuten würden, passieren.
- Content einpflegen: Basic und unverzichtbar für den Journalisten ist das einfache Verfassen von Texten mit der Software. Eine professionelle Formatierung und ein ansprechendes Layout sollten ohne großen Aufwand umzusetzen sein. Material kann, in Form von Text, Bild, Video oder Audio, eingefügt werden. Das CMS bietet eine Mediathek, in der Zusatzmaterial hochgeladen und gesammelt werden kann.
- SEO-Optionen: Damit die Seite im Internet gut auffindbar ist, muss der Content grundlegende SEO-Anforderungen erfüllen. Integrierte Tools (in der Regel vorinstalliert) ermöglichen SEO-Optimierung direkt im Editor. Ein Bewertungssystem zeigt, wie die Seite verbessert werden kann.
- Mobil optimiert: Da Online-Inhalte nicht nur über den Desktop-PC, sondern vermehrt auch über Smartphone oder Tablet aufgerufen werden, muss die Seite mobil optimiert werden. Ein gutes CMS unterstützt Mobile Devices und optimiert die Inhalte automatisch für die mobile Nutzung.
- Erweiterbar mit zusätzlichen Modulen: Der Editor kann mit weiteren Funktionen ergänzt werden. Die Zusatzmodule können häufig ohne Aufpreis integriert werden. Die einen mit mehr, die anderen mit weniger Aufwand und vorausgesetztem technischen Verständnis. Diese Module können zum Beispiel erweiterte Analyse-Tools beinhalten oder Schnittstellen zu anderen Plattformen ermöglichen.
- Zugang zu Analysedaten: Ein umfangreiches Content-Management-System ermöglicht den Zugriff auf Daten. Damit können Informationen über die Performance der Seite oder das Nutzungsverhalten der Leser gesammelt und ausgewertet werden. Dieses direkte Feedback in Form von Zahlen hilft dabei, den Content stetig zu verbessern und den Nutzern gerecht zu werden.
Was man bei einem CMS dennoch beachten sollte
Eine gut funktionierende Content-Management-Software kann einem Verlag viel Arbeit abnehmen und Workflows erleichtern. Es werden Arbeitszeit und Geld eingespart. Aber nur, wenn die Mitarbeiter sich mit dem neuen System intensiv auseinandersetzen. Mitarbeiter benötigen Schulungen zur Software, damit sie einen sicheren Umgang lernen und Fehler vermeiden können. Gegebenenfalls ändern sich mit der Software auch gewisse Arbeitsschritte. Man braucht eine Eingewöhnungszeit, die einberechnet werden muss.
Bei der Entscheidung für eine bestimmte Content-Management-Software sollte man die Technikkenntnisse der Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten, berücksichtigen. Denn einige Systeme setzen ein gewisses technisches Geschick voraus, um damit gewinnbringend arbeiten zu können.
Man sollte verschiedene Angebote von Anbietern einholen, um das CMS zu finden, das am besten zu den Bedürfnissen des eigenen Verlages passt. Und wenn die Software mit den Vorstellungen "matcht", heißt es: ausprobieren, lernen, machen!
